TUGAS AKHIR PART 10 (Spesifikasi Sistem Berjalan)

3.5.            Spesifikasi Sistem Berjalan

     Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.

3.5.1.      Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1.        Nama Dokumen   : Surat Jalan Sudah di Stempel ( Surat Jalan )

Fungsi                  : Untuk melakukan penginputan data

Sumber                 : Customer

Tujuan                  : Bagian gudang perusahaan, Bagian operasional

Media                   : Kertas Cetakan

Jumlah                  : Satu lembar

Frekuensi              : Setiap terjadi pemesanan mobil

Bentuk                 : Lihat lampiran A.1

3.5.2.      Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1.        Nama Dokumen   : Kwitansi

Fungsi                  : Untuk melakukan penagihan

Sumber                 : Bagian operasional

Tujuan                  : Direktur, Customer

Media                   : Kertas Cetakan

Jumlah                  : Satu lembar

Frekuensi              : Setiap terjadi penagihan

Bentuk                 : Lihat lampiran B.1

2.        Nama Dokumen   : Tanda Terima

Fungsi                  : Untuk melakukan penagihan

Sumber                 : Bagian operasional

Tujuan                  : Customer

Media                   : Kertas Cetakan

Jumlah                  : Satu lembar

Frekuensi              : Setiap terjadi penagihan

Bentuk                 : Lihat lampiran B.2

3.        Nama Dokumen   : Invoice

Fungsi                  : Untuk melakukan penagihan

Sumber                 : Bagian Operasional

Tujuan                  : Direktur, Customer

Media                   : Kertas Cetakan

Jumlah                  : Satu lembar

Frekuensi              : Setiap terjadi penagihan

Bentuk                 : Lihat lampiran B.3

3.6.            Permasalahan

1.        Pada proses pemesanan mobil bagian operasional masih mencatat data customer sebagai bukti pemesanan, sehingga rentan dari duplikasi data.

2.        Bagian operasional tidak memberikan SPM (Surat Permintaan Muat) sebagai tanda bukti ke perusahaan customer. Sehingga tidak adanya identitas perintah kerja dan tanda pengenal untuk proses bongkar muat barang.

3.        Tidak adanya pemisahan dalam proses penagihan antara invoice dan kwitansi, sehingga tidak bisa dibedakan antara pada proses penagihan dan proses pembayaran.

4.        Didalam prosedur sistem berjalan terlalu banyak proses dalam melakukan pengesahan dan pembuatan data master penagihan, sehingga kurang efektif.

5.        Dalam pengolahan data dari tiap-tiap transaksi pembayaran penyewan mobil tidak adanya penjurnalan transaksi, sehingga tidak adanya laporan transaksi mengenai penyewaan mobil tersebut.

3.7.            Pemecahan Masalah

1.        Pada proses pemesanan mobil penulis menyarankan agar menggunakan sistem berbasis dekstop (stand-alone) yaitu hanya ada pada sebuah PC (Personal Computer), sehingga bagian operasional dapat menginput data customer kedalam suatu program dekstop yaitu Microsoft Visual Basic 6.0 agar terhindar dari penduplikasian data.

2.        Bagian operasional harus memberikan SPM (Surat Permintaan Muat) sebagai tanda bukti ke perusahaan customer, sehingga agar dapat diketahui bahwa ada

proses pengecekan barang yang akan dimuat.

3.        Didalam proses penagihan adanya pemisah antara invoice dan kwitansi yang mana invoice diberikan terlebih dahulu untuk penagihan, lalu pada saat customer membayar kwitansi akan diberikan sebagai bukti pembayaran.

4.        Pada proses pengesahan dan pengarsipan sistem berjalan ada penggabungan proses menjadi proses pengesahan dan pembuatan data master penagihan dengan menggunakan Database Microsoft Access untuk menyimpan data-data perusahaan pada sistem berbasis dekstop yang penulis sarankan, sehingga agar memudahkan para karyawannya.

Setiap transaksi pembayaran penyewan mobil harus dimasukkan kedalam proses penjurnalan transaksiya agar diketahui laporan transaksi mengenai penyewaan mobil tersebut.