TUGAS AKHIR PART 9 (ANALISA SISTEM BERJALAN)

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1.            Umum

                 Dalam bab ini penulis akan menganalisa sistem infomasi akuntansi penyewaan mobil secara ritase yang sedang berjalan pada PT. Dana Dyaksa Loka agar dapat menemukan kendala atau permasalahan pada sistem infomasi akuntansi penyewaan mobil secara ritase tersebut, sehingga penulis bisa mengusulkan perbaikan dari sistem infomasi akuntansi penyewaan mobil secara ritase yang sedang berjalan.

     Dengan analisa yang baik dari sistem infomasi akuntansi penyewaan mobil secara ritase yang sedang berjalan pada PT. Dana Dyaksa Loka, memudahkan penulis dalam menemukan permasalahan yang ada, sehingga penulis dapat mengusulkan sistem yang lebih efektif, efisien dan akurat.

3.2.2.      Struktur Organisasi

Gambar III.1. Struktur Organisasi

1.        Direktur

Direktur adalah pimpinan utama dalam pengambilan keputusan dari tanggung  jawab atas kepercayaian tujuan perusahaan serta sebagai pengendalian seluruh tugas dan fungsi dalam perusahaan. Tugas dan Wewenang Direktur.

a.    Menetapkan kebijakan perusahan dengan menentukan rencana dan tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

b.         Mengkoordinir dan mengawasi seluruh aktivitas yang di laksanakan dalam perusahaan.

c.         Membuat peraturan intim perusahaan yang tidak bertentangan dengan kebijakan perusahaan.

d.      Memperbaiki dan menyempurnakan segenap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

e.         Membimbing bawahan dan mendelegasikan tugas–tugas yang dapat dikerjakan oleh bawahan secara jelas.

2.        Manager Operasional

Manager operasional merupakan pimpinan dalam divisi operasi yang bertugas untuk mengatur, mengendalikan dan melaksanakan tugas operasional.  Tugas dan wewenang manager operasional :

a.         Mengawasikan kegiatan operasional perusahaan.

b.      Merencanakan mengendalikan dan mengawai seluruh kegiatan operasi dalam pengembangan perusahaan sampai tuntas.

c.         Mengadakan pembinaan, pelaksanaan kegiatan perusahaan di bidang pengembangan.

3.        Manager keuangan

Manager keuangan merupakan pimpinan bagian pembukuan.

Tugas dan wewenang manager keuangan:

a.       Menyelesaikan administrasi pembukuan atas transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan.

b.         Memeriksa penyelesaian buku induk, pos–pos material untuk penyelesaian neraca.

c.         Menganalisa laporan keuangan untuk menilai apakah perusahaan mempunyai posisi keuangan yang baik.

3.3.            Prosedur Sistem Berjalan

     Prosedur sistem merupakan suatu prosedur atau tahap-tahap yang dilakukan sebelum memulai suatu kegiatan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam menyusun laporan riset ini, maka prosedur sistem berjalan penjualan produk atau jasa yang selama ini terjadi yaitu :

1.        Proses Pemesanan mobil.

Customer menghubungi bagian operasional untuk memesan mobil menggunakan data customer yang dicatat oleh bagian operasional, lalu bagian operasional mengintruksikan kepada Supir.

2.        Proses Pengiriman Barang.

Setelah supir sampai di perusahaan customer, lalu bagian gudang customer akan mengecek barang yang akan dimuat. Setelah barang sudah di muat supir akan membawa SJBS (Surat Jalan Belum di Stampel) untuk dikirim ke bagian gudang perusahaan atau pelanggan customer.

Setelah mobil tiba di perusahaan, maka supir akan memberikan SJBS ke bagian gudang perusahaan, lalu barang di bongkar dan di cek ulang oleh bagian gudang perusahaan. Setelah di bongkar bagian gudang perusahaan akan memberikan SJSS (Surat Jalan Sudah di Stempel) kepada supir sebagai tanda bukti barang sudah di kirim dan diterima dengan baik, lalu SJSS akan diberikan ke bagian operasional.

3.        Proses Penagihan.

Setelah bagian operasional menerima SJSS maka bagian operasional akan menginput data yang ada di SJSS dan mengcopy SJSS tersebut untuk disimpan sebagai arsip, lalu bagian operasional juga membuat KW (Kwitansi), INV (Invoice), RD (Rekap Data), dan TT (Tanda Terima). Setelah dibuat maka KW, INV, RD tersebut diberikan kepada Direktur untuk di ACC, sedangkan TT di ACC oleh bagian operasional. Setelah di ACC data-data tersebut juga akan dibuatkan data master penagihannya dan diarsipkan, sedangkan yang asli akan diberikan kepada customer untuk proses penagihan.

4.        Proses Pembayaran

Customer melakukan transaksi pembayaran melalui bank, dan akan memberikan BT (bukti transaksi) kepada Direktur bahwa penagihan yang di ajukan sudah dibayarkan, lalu bukti transaksi simpan sebagai arsip.

5.        Proses Laporan Penyewaan Mobil

Bagian operasional membuat laporan penyewaan mobil yang diambil dari arsip data master terdiri dari KW (Kwitansi), INV (Invoice), dan RD (Rekap Data). Kemudian setelah dibuatkan laporan penyewaan mobil, laporan penyewaan mobil tersebut akan diberikan kepada Direktur dan disimpan sebagai arsip.

   3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

 

Gambar III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

DC       : Data Customer                                  RD      : Rekap Data

SJBS    : Surat Jalan Belum di Stempel              TT        : Tanda Terima

SJSS    : Surat Jalan Sudah di Stempel              BT       : Bukti Transaksi

INV     : Invoice                                             KW     : Kwitansi

LPM    : Laporan Penyewaan Mobil