BAB IV
RANCANGAN SISTEM USULAN
4.1.
Umum
Sistem usulan yang telah direncanakan untuk PT Dana Dyaksa Loka merupakan
perkembangan dari sistem yang berjalan pada PT Dana Dyaksa Loka,
jadi mempunyai ciri dan alur yang hampir sama, sehingga
karyawan atau staff mampu mempelajari dan mengikuti
dengan baik sistem usulan yang akan diterapkan.
4.2.
Prosedur
Sistem Akuntansi Usulan
1.
Proses Pemesanan mobil.
Customer
menghubungi bagian operasional untuk memesan mobil menggunakan data customer yang diinput oleh bagian operasional,
lalu bagian operasional mengintruksikan supir dan memberikan SPM (Surat
Permintaan Muat) yang akan diperlihatkan kepada Security, lalu SPM tersebut akan disimpan kembali oleh supir
sebagai arsip.
2.
Proses Pengiriman Barang.
Setelah supir sampai di perusahaan customer, lalu bagian gudang customer akan mengecek barang yang akan
dimuat. Setelah barang sudah di muat supir akan membawa SJBS (Surat Jalan Belum
di Stampel) untuk dikirim ke bagian gudang perusahaan atau pelanggan customer. Lalu sesampainya mobil di
perusahaan yang dituju maka supir akan memberikan SJBS ke bagian gudang
perusahaan,
lalu barang di bongkar dan di cek ulang oleh bagian gudang perusahaan. Setelah di
bongkar bagian gudang perusahaan akan memberikan SJSS (Surat Jalan Sudah di
Stempel) kepada supir sebagai tanda bukti barang sudah di kirim dan diterima
dengan baik, lalu SJSS akan diberikan ke bagian operasional.
3.
Proses Penagihan.
Setelah bagian operasional menerima
SJSS maka bagian operasional akan menginput data yang ada di SJSS dan mengcopy
SJSS tersebut untuk disimpan sebagai arsip, lalu bagian operasional juga
membuat INV (Invoice), RD (Rekap
Data), dan TT (Tanda Terima). Setelah dibuat maka INV, RD tersebut diberikan
kepada Direktur untuk di ACC, sedangkan TT di ACC oleh bagian operasional.
Setelah di ACC data-data tersebut juga akan dibuatkan data master penagihannya
dan diarsipkan, sedangkan yang asli akan diberikan ke Customer untuk proses penagihan.
4.
Proses Pembayaran
Customer
melakukan transaksi pembayaran melalui bank, dan akan memberikan BT (bukti
transaksi) kepada Direktur bahwa penagihan yang di ajukan sudah dibayarkan,
lalu Direktur pun akan memberikan KW (Kwitansi) rangkap dua yang mana KW warna
putih akan di berikan kepada customer,
sedangkan KW warna merah disimpan sebagai arsip bersamaan dengan BT (Bukti Transaksi)
bahwa pembayaran sudah diterima.
5.
Proses Laporan Penyewaan Mobil
Bagian operasional membuat laporan penyewaan
mobil dan laporan jurnal umum atau penjurnalan setiap customer melakukan transaksi pembayaran penyewaan mobil yang
diambil dari file bukti transaksi dan
file data master terdiri dari KW
(Kwitansi), INV (Invoice), dan RD (Rekap
Data). Kemudian setelah dibuatkan laporan-laporan tersebut akan diberikan
kepada Direktur dan diarsipkan.
4.3.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan
Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Keterangan :
DC :
Data Customer RD :
Rekap Data
SJBS : Surat Jalan Belum di Stempel TT : Tanda Terima
SJSS : Surat Jalan Sudah di Stempel BT : Bukti Transaksi
SPM :
Surat Permintaan Muat KW : Kwitansi
LPM :
Lap. Penyewaan Mobil INV : Invoice
LJU : Lap.
Jurnal Umum
4.4.
Kamus
Data Sistem Usulan
Untuk keterangan lebih lanjut tentang
struktur dari arus data pada diagram alir data sistem berjalan, maka secara
lebih terinci dapat dilihat pada kamus data sebagai berikut:
1.
Kamus
Data Dokumen Masukan
a. Nama arus data : SJ ( SJBS dan SJSS)
Alias : Surat Jalan
Bentuk Data : Cetakan otomatis
Arus Data : Customer - Proses 2.0
Bagian Gudang Perusahaan - Proses 2.0
Bagian Operasional - Proses 2.0
Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman
barang
Periode : Setiap ada permintaan
pengiriman
Volume : Satu lembar pertrip
Struktur data :
Header + Isi + Footer
Header = Judul + Kepada Yth +No.PO +
Tanggal +No. SJ +
Alamat
Keterangan :
No. PO * Nomor Purchase
Order text 18 digit *
Tanggal = tanggal + bulan + tahun
No. SJ* Nomor Surat Jalan text 100 digit *
Isi =
1{ Nama + Spesifikasi +Quantitas + Total Unit }
Footer = Supir EXP. DDL + Diterima oleh +
Pengirim +
Gudang + Hormat kami
Diterima* nama dan tanda tangan*
Hormat kami* nama dan tanda tangan*
2.
Kamus
Data Dokumen Keluaran
a. Nama arus data : INV
Alias : Invoice
Bentuk Data : Cetakan otomatis
Arus Data : Bagian Operasional - Proses 3.0
Direktur - Proses 3.0
Customer - Proses 3.0
Penjelasan : Sebagai bukti penagihan kepada customer
Periode : Setiap jatuh tempo
Volume : Satu lembar
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Dari + Alamat + Nomor + Tanggal + Untuk +
Alamat
Keterangan :
Nomor * Nomor Invoice
text 30 digit *
Tanggal = tanggal + bulan + tahun
Isi = 1{+ No + Deskripsi +
Sat + Quantity + Harga Satuan
+ Jumlah Harga + Total + Terbilang}
Keterangan : -
Footer = Tanggal + Paraf
Hormat kami* nama dan tanda tangan*
b. Nama arus data : KW
Alias : Kwitansi
Bentuk Data : Cetakan otomatis
Arus Data : Direktur -
Proses 4.0
Customer - Proses 4.0
Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran
Periode : Setiap jatuh tempo
Volume : Satu lembar
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul
Isi = 1{+ No. KW + Telah
Terima Dari +Jumlah + Untuk
Pembayaran}
Keterangan :
No. KW* Nomor Kwitansi number 5 digit *
Footer =
Tanggal + Paraf
Hormat kami* nama dan tanda tangan*
c. Nama arus data : TT
Alias : Tanda Terima
Bentuk Data : Cetakan otomatis
Arus Data : Bagian Operasional - Proses 3.0
Customer - Proses 3.0
Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan penagihan
Periode : Setiap jatuh tempo
Volume : Satu lembar
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Dari + Kepada
Isi = 1{+ No + Nomor &
Tanggal Invoice + Uraian + Nilai
+ Jumlah Keseluruhan}
Keterangan : -
Footer = Tanggal + Paraf
Hormat
kami* nama dan tanda tangan*
Diterima*
nama dan tanda tangan*
d. Nama arus data : SPM
Alias : Surat Permintaan Muat
Bentuk Data : Cetakan otomatis
Arus Data : Bagian Operasional - Proses 1.0
Supir - Proses 1.0
Penjelasan : Sebagai bukti adanya proses bongkar muat barang
Periode : Setiap pemesanan
Volume : Satu lembar
Struktur data : Header + Isi + Footer
Header = Judul + Nomor + Kepada + Nomor Polisi + Nama
Supir
Isi = 1{+ No + Uraian Tujuan
+ Banyak + Satuan +
Keterangan + Total}
Footer = Tanggal + Paraf
Mengetahui*
nama dan tanda tangan*
Hormat
kami* nama dan tanda tangan*
4.5.
Spesifikasi
Rancangan Sistem Usulan
4.5.1.
Bentuk
Dokumen Masukan
1.
Nama Dokumen : Surat Jalan Sudah di Stempel ( SJ )
Fungsi : Untuk melakukan penginputan
data
Sumber : Customer
Tujuan : Bagian Gudang Perusahaan,
Bagian operasional
Media :
Cetakan otomatis
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pemesanan mobil
Bentuk : Lihat lampiran C.1
4.5.2.
Bentuk
Dokumen Keluaran
1.
Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Untuk melakukan penagihan
Sumber : Direktur
Tujuan : Customer
Media :
Cetakan otomatis
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi pembayaran
Bentuk : Lihat lampiran D.1
2.
Nama Dokumen : Tanda Terima
Fungsi : Untuk melakukan penagihan
Sumber : Bagian operasional
Tujuan : Customer
Media :
Cetakan otomatis
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi penagihan
Bentuk : Lihat lampiran D.2
3.
Nama Dokumen : Invoice
Fungsi : Untuk melakukan penagihan
Sumber : Bagian operasional
Tujuan : Direktur, Customer
Media :
Cetakan otomatis
Jumlah : Satu lembar
Frekuensi : Setiap terjadi penagihan
Bentuk : Lihat lampiran D.3
No comments:
Post a Comment